Política de Privacidade

O software NAPSE é operado pela KAIRUS DESENVOLVIMENTO E TECNOLOGIA LTDA (CNPJ 63.507.583/0001-61), doravante denominada KAIRUS, na qualidade de operadora da plataforma e, em muitos contextos, co-controladora ou subcontratada (processador) dos dados tratados no âmbito do sistema.

Conforme o caso, o controlador dos dados dos pacientes e das operações da clínica pode ser o próprio profissional ou estabelecimento de saúde que utiliza o sistema — cabendo a este definir finalidades adicionais perante os titulares (pacientes) e cumprir obrigações perante a LGPD no contexto do atendimento.

Para questões específicas sobre esta política, privacidade e direitos dos titulares em relação ao produto NAPSE, utilize o canal privacidade@kairus.group ou o suporte indicado na sua conta. Dúvidas sobre dados tratados exclusivamente na relação médico–paciente devem ser tratadas junto ao profissional ou clínica responsável.

O NAPSE é uma plataforma de software como serviço (SaaS) voltada à gestão integrada de clínicas e profissionais de saúde. Entre as funcionalidades oferecidas estão:

• Agenda e agendamentos: calendário visual, bloqueio de horários, agendamento público via link, sincronização com Google Calendar.
• Prontuário eletrônico: cadastro completo de pacientes, histórico clínico, documentos e laudos.
• Gestão de pacientes: cadastro, busca, foto, formulários públicos e gerenciamento de dados pessoais.
• Documentos e receitas: criação, edição, melhoria por IA, assinatura digital (VIDaaS) e receitas digitais (MEMED).
• Financeiro: receitas, despesas, fluxo de caixa, DRE, procedural, custos e relatórios.
• Marketing: posts por IA, calendário editorial, identidade visual, personas, landing pages, campanhas Meta Ads e Google Ads.
• WhatsApp e Instagram: atendimento ao paciente, mensagens em tempo real, respostas automáticas por IA, moderação de comentários.
• Inteligência artificial: assistente contextual, melhoria de documentos, geração de conteúdo, transcrição de áudio.
• Automações: ações automáticas baseadas em regras de negócio e eventos do sistema.
• Transcrição de consultas: gravação de áudio, transcrição automática (AWS Transcribe) e geração de documentos estruturados.
• CRM e equipe: pipeline de leads, gestão de equipe, métricas e controle de permissões.

O escopo exato dos recursos pode variar conforme o plano contratado e as integrações ativadas pelo usuário. O NAPSE não é Software como Dispositivo Médico (SaMD) nos termos da RDC ANVISA 657/2022 e não substitui o julgamento clínico profissional.

Esta política aplica-se aos dados pessoais processados pelo NAPSE quando você utiliza o sistema. Os dados podem ser fornecidos diretamente por você, gerados pelo uso do sistema ou recebidos de terceiros no âmbito das integrações autorizadas.

3.1 Conta e perfil do usuário

• Dados: nome, endereço de e-mail, foto de perfil, função/cargo (médico, enfermeiro, admin, gestor, recepcionista, assistente), CPF (quando aplicável, criptografado em repouso).
• Finalidade: criação de conta, autenticação, gestão de equipe, controle de permissões por perfil (LC), envio de notificações transacionais e comunicações de suporte.

3.2 Pacientes e prontuários

• Dados: nome, CPF (criptografado), endereço (criptografado), cidade (criptografado), nome da mãe (criptografado), telefone, e-mail, data de nascimento, sexo, peso, altura, histórico clínico, alergias, medicações, exames, observações, fotos.
• Finalidade: prestação dos serviços de gestão clínica, agendamento, emissão de documentos, prescrição e acompanhamento de tratamento.

3.3 Documentos e agenda

• Dados: documentos clínicos (receitas, atestados, laudos, relatórios), metadados de agendamentos (data, hora, status, profissional vinculado), procedimentos e valores.
• Finalidade: organização da clínica, emissão de documentos, atendimento e gestão financeira.

3.4 Gravações e transcrições

• Dados: arquivos de áudio de consultas (armazenados em AWS S3 com criptografia em repouso), transcrições textuais geradas automaticamente, documentos estruturados derivados de gravações.
• Finalidade: apoio à documentação clínica, geração de prontuários e relatórios. A gravação é ativada pela clínica e o paciente deve ser informado previamente.

3.5 Uso do sistema (logs)

• Dados: endereço IP, data/hora de acesso, ações realizadas no sistema, identificador do dispositivo e navegador, páginas visitadas.
• Finalidade: segurança, detecção de uso não autorizado, auditoria, cumprimento de obrigação legal, melhoria do serviço.

O NAPSE incorpora recursos de inteligência artificial para apoiar a rotina dos profissionais e da clínica. Esta seção descreve como esses recursos funcionam, quais dados são tratados e quais são as limitações.

4.1 Serviços utilizados

O NAPSE utiliza os seguintes provedores de IA:

• OpenAI: geração de texto (modelos GPT-4o e GPT-4o-mini) e geração de imagens (DALL-E 3).
• Amazon Web Services (AWS) Transcribe: transcrição automática de áudio de consultas.

4.2 Finalidades da IA

• Assistente contextual: chat interativo que responde dúvidas sobre pacientes, agenda e funcionalidades do sistema, usando function calling.
• Melhoria de documentos: revisão e aprimoramento de textos de documentos clínicos.
• Geração de conteúdo de marketing: criação de posts, textos para redes sociais, ideias de conteúdo e landing pages.
• Transcrição de consultas: conversão de áudio em texto estruturado para apoio à documentação.
• Respostas automáticas: sugestão de respostas em canais de atendimento (WhatsApp e Instagram), com verificação de compliance.

4.3 Dados enviados para serviços de IA

Apenas os dados estritamente necessários para realizar a tarefa solicitada são enviados aos provedores de IA. Exemplos:

• Para resumir uma consulta: trecho do prontuário ou texto inserido pelo profissional.
• Para criar um evento: dados de data, hora e descrição fornecidos pelo usuário.
• Para gerar uma campanha: informações da clínica, persona-alvo e objetivo da campanha.
• Para transcrever áudio: o arquivo de áudio gravado durante a consulta.

Nunca são enviados dados desnecessários, como listas completas de pacientes, dados financeiros não relacionados à tarefa, ou informações de contas de terceiros.

4.4 Limitações e responsabilidades

• A IA atua exclusivamente como ferramenta de apoio. Ela transcreve, organiza, sugere e gera conteúdo — mas não toma decisões.
• O profissional de saúde é o único responsável pelas decisões clínicas, diagnósticos, prescrições e condutas adotadas.
• A IA não substitui avaliação clínica, julgamento profissional, consulta médica ou qualquer outra atividade regulamentada pelo CFM e pelo CFF.
• Respostas geradas por IA podem conter erros. O profissional deve revisar sempre o conteúdo antes de utilizá-lo.
• A IA não realiza diagnóstico, prognóstico, prescrição medicamentosa, interpretação de exames nem sugestão de conduta terapêutica.

4.5 Dados do Google não são usados para treinar IA

Os dados obtidos por meio das integrações com Google Calendar e Google Ads não são utilizados para treinar modelos de inteligência artificial.

Quando a IA é utilizada em conjunto com dados do Google Calendar ou Google Ads, apenas os dados mínimos necessários são enviados para o provedor de IA, tais como:

• Eventos existentes (títulos, datas, horários).
• Campanhas existentes (nomes, status, métricas básicas).
• Datas e horários específicos para criação de novos eventos.

Nunca é enviada a conta inteira do Google, listas completas de eventos ou campanhas não relacionadas à solicitação específica do usuário.

O NAPSE oferece integrações com serviços do Google que são ativadas voluntariamente pelo usuário. Cada integração requer autorização explícita (OAuth 2.0) e pode ser revogada a qualquer momento nas configurações do sistema.

5.1 Google Calendar

• Finalidade: sincronizar a agenda do NAPSE com o calendário pessoal ou profissional do usuário no Google Calendar.
• Escopos solicitados: criar, editar, excluir e listar eventos no calendário autorizado.
• Dados acessados: e-mail da conta Google vinculada, eventos (título, descrição, data/hora de início e fim, participantes, recorrência), horário local.
• Armazenamento: tokens de acesso e atualização são criptografados em repouso (Fernet/AES-256) no banco de dados, vinculados à conta do usuário.

5.2 Google Ads

• Finalidade: criar, gerenciar, editar e sincronizar métricas de campanhas de pesquisa do Google Ads diretamente no módulo de Marketing do NAPSE.
• Escopos solicitados: gerenciamento completo de campanhas (criação, edição, pausa, exclusão) e leitura de métricas.
• Dados acessados: ID da conta Google Ads, campanhas (nome, orçamento, status, palavras-chave), métricas (impressões, cliques, CTR, CPC, gastos), conversion tracking.
• Armazenamento: tokens criptografados em repouso, vinculados à conta do usuário e à conta de anúncios.

5.3 Login com Google (OAuth)

• Finalidade: permitir que o usuário faça login no NAPSE usando sua conta Google, para conveniência e segurança.
• Dados acessados: endereço de e-mail, nome e foto do perfil (quando disponíveis).
• Uso: exclusivamente para criar ou identificar a conta no sistema e autenticar o usuário.

5.4 Conformidade com as políticas do Google

O uso e a transferência de dados brutos ou derivados recebidos das APIs do Google seguem rigorosamente a Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de Limited Use.

"The use and transfer of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements."

Em termos práticos, isso significa que:

• Os dados do Google são utilizados exclusivamente para fornecer as funcionalidades pelas quais o usuário concedeu autorização (sincronização de agenda, gerenciamento de campanhas, autenticação).
• Os dados do Google não são utilizados para publicidade direcionada, retargeting, criação de perfis publicitários ou qualquer finalidade não relacionada ao serviço autorizado.
• Os dados do Google não são transferidos para terceiros para fins de marketing.
• Os dados do Google não são utilizados para treinar modelos de inteligência artificial generalizados.

Por compromisso de transparência e conformidade, o NAPSE não:

• Vende dados pessoais de usuários ou pacientes a terceiros.
• Utiliza dados do Google para treinar modelos de inteligência artificial.
• Cria perfis publicitários utilizando dados obtidos via integrações com Google.
• Compartilha dados do Google com terceiros para fins de marketing ou publicidade.
• Utiliza dados de saúde para finalidades diversas das descritas nesta política.
• Envia dados a provedores de IA além dos estritamente necessários para a tarefa solicitada.
• Realiza diagnósticos, prescrições ou qualquer atividade que substitua o julgamento clínico profissional.

Como plataforma de gestão médica, o NAPSE trata dados pessoais sensíveis relativos à saúde, nos termos do Art. 11 da LGPD. Estes incluem:

• Dados clínicos: histórico médico, diagnósticos, tratamentos, alergias, medicações.
• Prontuários: registros completos de atendimento, evolução clínica, anotações do profissional.
• Documentos: receitas médicas, atestados, laudos, relatórios, exames.
• Transcrições: textos gerados a partir de gravações de áudio de consultas.
• Fotos: imagens de pacientes quando inseridas no cadastro.

O tratamento desses dados observa as bases legais aplicáveis: execução de serviços de saúde, consentimento (quando exigido), obrigação legal ou regulatória, e proteção da vida. O profissional e a clínica são responsáveis por garantir fundamento jurídico adequado e informação clara aos pacientes.

Controle de acesso: somente usuários autorizados com perfil adequado (médico, gestor, admin) têm acesso aos dados clínicos. O sistema implementa segregação de dados entre clínicas — cada prática visualiza exclusivamente seus próprios dados.

O tratamento dos dados pessoais tem como bases legais, conforme o contexto:

• Execução de contrato ou medidas pré-contratuais: prestação dos serviços de gestão clínica contratados.
• Consentimento: ao conectar integrações (Google Calendar, Google Ads, WhatsApp, Instagram), ao autorizar gravações de consulta, ao aceitar esta política.
• Legítimo interesse: segurança, auditoria, melhoria do serviço, prevenção de fraude.
• Obrigação legal: retenção de prontuários (20 anos, conforme Resolução CFM 1.821/2007), obrigações fiscais e regulatórias.

Os dados são utilizados estritamente para as finalidades descritas nesta política e para as funcionalidades oferecidas pelo NAPSE.

O NAPSE utiliza serviços de terceiros para operação, segurança e funcionalidade do sistema. Abaixo, a lista completa de integrações, seus propósitos e os dados tratados:

Todos os tokens e credenciais de integração são armazenados de forma segura: tokens de API em variáveis de ambiente do servidor; tokens de OAuth do usuário criptografados em repouso (Fernet/AES-256) no banco de dados; e dados temporários em cache Redis com TTL limitado.

Os dados pessoais podem ser compartilhados nas seguintes hipóteses:

• Provedores de infraestrutura e serviços: hospedagem da aplicação (cloud), armazenamento de arquivos (AWS S3), envio de e-mails (Resend/SMTP), processamento de pagamentos (ASAAS). Esses subcontratados tratam dados apenas conforme instruções e contratos compatíveis com a LGPD, com cifragem em trânsito e em repouso.
• Plataformas de integração: Google, Meta (WhatsApp/Instagram), OpenAI, AWS, MEMED, VIDaaS, Vercel, Manus AI — cada uma atuando nos termos de seus próprios termos de uso e políticas de privacidade, para as finalidades específicas autorizadas pelo usuário.
• Autoridade competente: quando exigido por lei, ordem judicial ou determinação de autoridade administrativa, os dados podem ser compartilhados com órgãos públicos.

O NAPSE não vende dados pessoais, não compartilha dados com terceiros para fins de marketing independente e não utiliza dados para fins diversos dos descritos nesta política.

A KAIRUS adota medidas técnicas e organizacionais robustas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração ou divulgação indevida:

• Criptografia em trânsito: todas as comunicações entre o navegador, o servidor e as APIs externas utilizam TLS 1.2+ (HTTPS). Em produção, o HTTPS é obrigatório com HSTS habilitado.
• Criptografia em repouso: dados sensíveis (CPF, endereço, tokens de integração, áudios de gravação) são criptografados usando AES-256 via Fernet. A chave de criptografia é obrigatória em produção e nunca é armazenada no código-fonte.
• Autenticação e controle de acesso: autenticação por e-mail/senha com SHA256 pre-hash + bcrypt, tokens JWT (access + refresh) armazenados em cookies HttpOnly com SameSite=Lax. Login social (Google OAuth 2.0) e verificação biométrica (VIDaaS) disponíveis.
• Controle de permissões: sistema de perfis (médico, enfermeiro, admin, gestor, recepcionista, assistente) com controle de acesso baseado em função (RBAC). Cada clínica visualiza exclusivamente seus próprios dados (segregação multi-tenant).
• Proteção CSRF: token CSRF sincronizado (cookie + header) em todas as requisições de mutação, com exemptions para endpoints públicos.
• Logs de auditoria: registro de ações sensíveis no sistema (acesso, modificação, exclusão) com identificação do usuário, data/hora e IP.
• Rate limiting: controle de taxa de requisições por IP via SlowAPI, com limites específicos para login (5/min), registro (3/hora), formulários públicos e endpoints sensíveis.
• Headers de segurança: implementação dos headers OWASP ASVS v4.0 (X-Content-Type-Options, X-Frame-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy, Cross-Origin-Opener-Policy, HSTS).
• Backup: backups automáticos do banco de dados PostgreSQL (RDS AWS) com retenção conforme configuração de infraestrutura.
• Privilégio mínimo: credenciais de serviços externos são gerenciadas em variáveis de ambiente com acesso restrito. Nenhuma chave de API ou credencial é armazenada no código-fonte ou em repositórios versionados.
• Segregação de dados entre clínicas: o sistema é multi-tenant com isolamento lógico por practice_id — cada prática clínica acessa exclusivamente seus dados, pacientes e configurações.

O NAPSE utiliza cookies e tecnologias similares para garantir o funcionamento adequado do serviço. Abaixo, a classificação dos cookies utilizados:

12.1 Cookies estritamente necessários

• access_token: cookie HttpOnly, Secure, SameSite=Lax — autenticação do usuário.
• refresh_token: cookie HttpOnly, Secure, SameSite=Lax — renovação da sessão.
• csrf_token: cookie Secure, SameSite=Lax — proteção contra ataques CSRF.

Estes cookies são indispensáveis para o funcionamento do sistema e não podem ser desativados. Eles não armazenam dados de rastreamento ou publicidade.

12.2 Cookies estatísticos

O NAPSE pode utilizar cookies de análise de uso do sistema para compreender como os usuários interagem com a plataforma, com a finalidade exclusiva de melhorar a experiência. Esses dados são agregados e não identificam usuários individualmente.

12.3 Cookies de preferências

Cookies que armazenam preferências do usuário, como tema (claro/escuro), idioma e configurações de exibição, para personalizar a experiência entre sessões.

12.4 Gerenciamento de cookies

Você pode configurar seu navegador para gerenciar ou bloquear cookies. Observe que o bloqueio dos cookies estritamente necessários pode impedir o funcionamento adequado do sistema. Para mais informações sobre como gerenciar cookies, consulte a documentação do seu navegador.

O NAPSE retém dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades descritas nesta política e para atender obrigações legais e regulatórias. Abaixo, os prazos de retenção por categoria:

Quando a conta do usuário é encerrada, os dados pessoais são anonimizados ou excluídos dentro de 30 dias, exceto quando houver obrigação legal de retenção (prontuários, obrigações fiscais). Nesses casos, os dados são mantidos pelo prazo mínimo exigido e excluídos assim que a obrigação cessar.

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18) e demais legislação aplicável, você titular dos dados tem direito a:

• Acesso: solicitar confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados pessoais que estão sendo tratados.
• Correção: solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação: solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados tratados em desconformidade com a LGPD, desnecessários ou excessivos.
• Portabilidade: solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, em formato estruturado e de uso comum.
• Eliminação: solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento, salvo em hipóteses de retenção legal.
• Revogação do consentimento: revogar o consentimento a qualquer momento, mediante procedimento simplificado (por exemplo, desconectar uma integração nas configurações do sistema).
• Informações sobre compartilhamento: solicitar informações sobre entidades com quem seus dados foram compartilhados.
• Oposição: opor-se ao tratamento realizado com base em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, quando houver descumprimento da LGPD.

14.1 Como exercer seus direitos

Para exercer qualquer um dos direitos acima:

• Integrações: para revogar acesso a integrações (Google Calendar, Google Ads, WhatsApp, Instagram), utilize as opções disponíveis em Configurações do sistema.
• Demais direitos: envie solicitação para privacidade@kairus.group com a identificação do titular, descrição do direito que deseja exercer e, quando aplicável, os dados específicos envolvidos.

14.2 Prazo de atendimento

Atenderemos à sua solicitação no prazo de até 15 dias úteis a contar do recebimento do pedido, conforme Art. 18, §5º da LGPD. Em casos de complexidade elevada, o prazo poderá ser prorrogado por mais 15 dias, mediante justificativa formal.

14.3 Exportação de dados

O NAPSE dispõe de funcionalidade de exportação de dados do paciente diretamente pelo sistema, permitindo a portabilidade em formatos de uso comum. Solicitações adicionais podem ser feitas pelo canal indicado acima.

O NAPSE é voltado a profissionais e clínicas de saúde. Não coletamos intencionalmente dados de menores de 18 anos para criação de conta de usuário.

Dados de menores podem constar em prontuários e cadastros de pacientes quando inseridos por profissionais ou responsáveis legais, em conformidade com a legislação aplicável e as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM).

Em conformidade com a Lei 12.965/14 (Marco Civil da Internet), o NAPSE:

• Garante a inviolabilidade e sigilo das comunicações e registros de acesso, exceto por determinação judicial.
• Mantém registros de acesso conforme Art. 15, pelo prazo de 6 meses, salvo determinação judicial em contrário.
• Não realiza interceptação de comunicações sem autorização judicial.
• Respeita a liberdade de expressão e o direito à privacidade dos usuários.

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir mudanças em nossas práticas, funcionalidades ou requisitos legais. Alterações relevantes serão comunicadas por meio do sistema ou por e-mail, quando apropriado.

O uso continuado do NAPSE após a publicação de alterações constitui aceitação das novas condições, quando permitido pela lei. Caso não concorde com as alterações, você deve deixar de utilizar o Serviço.

17.1 Histórico de versões

Para questões sobre esta política, exercício de direitos relacionados ao produto NAPSE, ou revogação de integrações técnicas, entre em contato:

• E-mail: privacidade@kairus.group
• Canal de suporte: disponível na sua conta NAPSE.

Em caso de uso do sistema por uma clínica ou organização, o contato pode ser feito também através do administrador da conta. Pedidos sobre dados clínicos ou relação médico–paciente devem ser dirigidos ao profissional ou clínica responsável pelo tratamento nesse contexto.

Para pedidos de exclusão de dados e instruções detalhadas (incluindo integrações Meta), consulte: Exclusão de dados e revogação de acesso.

• Meta / Facebook: Política de Privacidade da Meta
• WhatsApp: Política de Privacidade do WhatsApp
• Google: Política de Privacidade do Google
• Google APIs: Google API Services User Data Policy
• LGPD: Lei 13.709/2018
• Marco Civil: Lei 12.965/2014

Consulte também os Termos de Serviço do NAPSE.